PERENCANAAN DAN PEREKRUTAN PEGAWAI PROFESIONAL
Sebagai
seorang pengusaha yang ingin maju dan berkembang, maka sangatlah penting untuk
menentukan siapa yang akan dipekerjakan, harus sesuai serta kompeten
dengan posisi yang dibutuhkan. Perencanaan personalia adalah langkah
pertama dalam proses perekrutan seleksi. Serangkaian proses yang
dilakukan dalam perekrutan karyawan diantaranya:
- Menentukan posisi yang akan direncanakan dan memprediksi personel
- Mencari calon karyawan untuk pekerjaan yang diinginkan dengan merekrut calon internal atau eksternal
- Meminta pelamar untuk mengisi formulir aplikasi dan mengikuti wawancara penyaringan awal
- Menggunakan tehnis seleksi seperti ujian, pemeriksaan latar
belakang, dan ujian untuk mendapatkan calon karyawan yang mampu bertahan
- Menentukan kepada siapa tawaran itu diberikan, dengan meminta penyelia dan yang lain dalam tim untuk mewaeancarai yang bertahan.
- MERENCANAKAN DAN MEMPREDIKSI PEKERJAAN
Adalah proses menentukan posisi yang akan diisi dalam perusahaan, dan
bagaimana mengisisnya. Mencakup semua posisi yang harus diisi dimasa
depan, dari petugas pemeliharaan hingga CEO. Namun kebanyakan
perusahaaan menmenggunakan proses yang mengacu pada bagaimana eksekutif
yang penting bagi perusahaan. Ini adalah bagian integral dari strtegi
perusahaan dan proses perencanaan SDM.
Memprediksi kebutuhan personel
Pendekatan perencanaan personel paling umum menggunakan tehnik
sederhana seperti analisis ratio, atau analisis tren untuk memperkirakan
kebutuhan staf berdasar proyeksi penjualan dan catatan sejarah
penjualan tehadap kaitanya penjualan personel. Sedangkan proses umum
diantaranya memprediksi pendapatan, kemudian memperkirakan ukuran staf
yang dibutuhkan untuk mencapai volume pendapatan yang diharapkan. Tehnik
yang digunakan diantaranya:
1. Analisis tren
Mempelajari variasi dalam level pekerjaan perusahaan dalam beberapa
tahun terahir untuk memprediksi kebutuhan masa depan. Analisis ini dapat
memberikan informasi perkiraan awal, tetapi level pekerjaan jarang
hanya bergantung pada ukuran waktu. Faktor lain : perubahan
produktivitas dan volume hasil penjualan.
2. Analisis ratio
Berarti membuat prediksi berdasarkan ratio.seperti faktor penyebab dan jumlah karyawan yang dibutuhkan.
3. Scatter plot (gambar)
Memperlihatkan secara grafis bagaimana dua variabel seperti ukuran
bisnis dan level penyusunan staf perusahaan itu berhubungan. Secara
sederhana ada beberapa permasalahan dalam pendekatan ini, diantaranya:
- Mereka fokus secara eksklusif pada proyeksi volume penjualan dan
hubungan sejarah penjualan/personel, dan secar umum mengasumsikan bahwa
struktur dan aktivitas perusahaan saat ini akan terus berlanjut dalam
perusahaan.
- Mereka umumnya tidak mempertimbangkan dampak inisiatif strategis
perusahaan yang mungkin terjadi pada level penyusunan staf dimasa depan.
- Mereka cenderung mendukung secar kompensasi yang sudah ketinggalan
zaman, yang memberi penghargaan pada manajer untuk pengelolaan staf yang
makin besar, dan tidak akan mendapati manajer yang meneruskan upaya
memperluas staf mereka tanpa memandang kebutuhan strategis perusahaan.
- Mereka cenderung “mematangkan” ide yang tidak produktif bahwa meningkatkan jumlah staf adalah hal yang tidak bisa dihindari.
- Mereka cenderung untuk memvalidasi dan menginstitusionalkan proses
perencanaan yang ada dan cara melakukanya, bahkan dalam menghadapi
perubahan yang cepat.
- Menggunakan komputer untuk meramalkan kebutuhan personel
Dengan program ini pengusaha dapat dengan cepat dan mudah untuk
menerjemahkan produktivitas yang diproyeksikan dan level penjualan
kedalam ramalan kebutuhan personel, serta memperkirakan efek dari
beragam produktivitas dan asumsi level penjualan atas kebutuhan
personel. Apapun metode yang digunakan, managerial judgment akan
berperan penting mengingat perubahan dimasa depen.
Meramalkan pasokan tenaga kerja dari dalam
Tugas utamanya disini adalah menentukan karyawan saat ini mana yang
memenuhi syarat untuk lowongan yang diproyeksikan. Untuk itu harus
mengetahui beberapa keterampilan karyawan sebagai kualifikasi mereka
saat ini.
Sistem manual dan bagan pengganti
Para manajer menggunakan beberapa perangkat manual sederhana untuk
menelusuri kualifikasi karyawan. Persediaan personel dan catatan
perkembangan menyusun informasi kualifikasi atas setiap karyawan.
- Sistem informasi terkomputerisasi
- Perusahaan menelusuri kualifikasi dengan informasi terkomputerisasi
yang ada dalam berbagai sofware. Mencakup informasi latar belakang
karyawan, pengalaman, dan keterampilan dalam menggunakan internet
perusahaan.
- Maslah privasi
- Beberapa alasan yang menguatkan pentingnya pengamanan data dalam
bank personel perusahaan diantaranya : seperti banyak informasi karyawan
dalam bank data, akses internet yang makin memudahkan mengakses data
ini, undang undang yang memberikan hak hukum kepada karyawan mengenai
siapa yang memiliki akses kepada informasi tentang sejarah kerja dan
prestasi pekerjaan mereka.
Meramalkan pasokan dari luar
Bila tidak memiliki kandidat yang cukup dari internal, maka yang
diantisipasi adalah mempersiapkan dan fokus dikarenakan ketersediaan
kandidat dari luar. Dalam taraf pengangguran rendah, biasanya makin
sulit untuk merekrut karyawan. Rencana ini juga harus meramalkan
ketersediaan kandidat yang potensial dalam pekerjaan yang spesisifik.
Dalam mengasumsikan perusahaan mengotorisasikan untuk mengisi sebuah
posisi, langkah berikutnya adalah mengembangkan sejumlah pelamar. Makin
banyak pelamar yang didapatkan, maka akan semakin selektif dalam
mempekerjakanya. Perkrutan yang efektif semakin penting karena beberapa
alasan diantaranya:
- terjadi perubahan yang dramatis sehingga terjadi kekurangan pasokan tenaga kerja
- Beberapa metode perekrutan yang baik tergantung pada jenis pekerjaan dan yang menjadi sumbernya
- Keberhasilan rekrutmen bergantung pada luasan area masalah dan kebijakan non rekrutmen SDM
Mengorganisasikan fungsi perekrutan
Perusahaan besar harus memutuskan perekrutan karyawan secara
keseluruhan. Apakah akan dilaksanakan dikantor pusat atau
didesentralisasikan kebernagai kantor perusahaan.
Keuntungan
sentralisasi fungsi perekrutan adalah memudahkan untuk mengaplikasikan
prioritas strategis perusahaan secara keseluruhan. Melakukan perekrutan
secara terpusat juga mempunyai keuntungan diantaranya memudahkan
meyebarluaskan biaya dari tehnologi baru (berbasis informasi internet)
pada lebih banyak departemen, membentuk tim ahli perekrutan, dan
memudahkan untuk mengidentifikasi mengapa perekrutan yang dilakukan
berjalan dengan baik. Metode ini juga menghasilkan kesesuaian/sinergi.
Dalam konteks ini kerjasama lini dan staf sangatlah penting.
Mengukur efektivitas perekrutan
Perusahaan skala kecilpun menghabiskan biaya yang banyak untuk
merekrut karyawan, dalam hal ini pengusaha harus menyeleksi calon
karyawan yang berkualitas, tidak hanya pelamar. Car yang lugas untuk
melakukanya adalah dengan menilai pelamar melalui berbagai sumber,
menggunakan perangkat seleksi prepenyaringan. Beberapa pengusaha
menggunakan piramida hasil perekrutan untuk menghitung jumlah pelamar
yang harus mereka hasilkan untuk mempekerjakan jumlah karyawan baru yang
dibutuhkan.
SUMBER KANDIDAT DARI DALAM
Perekrutan mungkin dapat mengingatkan kita tentang agen pekerjaan dan
iklan khusus, tetapi karyawan yang telah ada saat ini sering merupakan
sumber kandidat yang terbaik. Mengisi posisi yang kosong dengan kandidat
dari dalam memiliki keuntungan. Diantaranya sebenarnya tidak ada
pengganti untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan seorang kandidat,
mungkin juga kandidat dari dalam lebih berkomitmen terhadap perusahaan,
semangat juang muncul ketika ada promosi sebagai penghargaan kesetiaan
dan kompetensi, membutuhkan sedikit orientasi dan pelatihan. Meski
demikian, ada juga kekuranganya. Diantaranya, banyak karyawan pelamar
yang gagal menjadi tidak puas, sehingga dibutuhkan pendekatan untuk
menyampaikan alasan kenapa mereka gagal.
1. Menemukan kandidat internal
Untuk menjadi efektif, promosi dari dalam membutuhkan penggunaan
publikasi pekerjaan, catatan personel, dan data bank keterampilan.
Publikasi pekerjaan berarti mempublikasikan pekerjaan yang kosong kepada
karyawan dan menyebut atribut pekerjaan itu, seperti kualifikasi,
penyelia, jadwal kerja, dan taraf penggajian.
2. Mempekerjakan kembali karyawan
Mempunyai keuntungan karena telah mengenal budaya, gaya, dan cara
perusahaan melakukan banyak hal. Disisi lain karyawan yang telah keluar
mungkin kembali dengan sikap yang kurang posistif. Untuk itu mungin bisa
diantisipasi dengan memberikan semacam indikasi bonus atau penghormatan
ketika mereka dikeluarkan dari perusahaan. Hal itu bisa memberi nilai
yang positif karena karyawan yang keluar tersebut bisa memanfaatkan
waktu untuk refresing, dan penyegaran.
3. Perencanaan penggantian
Meramalkan ketersediaan kandidat eksekutif dari dalam adalah sangat
penting dalam perencanaan penggantian. Proses memastikan pasokan
pengganti yang cocok untuk pekerjaan senior atau pekerjaan kunci pada
saat ini dan saat yang akan datang. Biasanya meliputi tiga tahap,
mengidentifikasi dan menganalisis pekerjaan kunci, menciptakan dan
menilai calon karyawan, dan menyeleksi mereka yang akan mengisi posisi
tersebut.
- SUMBER KANDIDAT DARI LUAR
Persahaan tidak selalu mendapatkan semua karyawan yang mereka
butuhkan dari staf yang ada saat ini, dan terkadang juga mereka tidak
ingin seperti itu. Berikut sumber sumber yang dibutuhkan perusahaan
untuk mendapatkan kandidat dari luar.
1. Periklanan
Semua orang telah mengenal iklan lowongan pekerjaan, agar berhasil maka pengusaha harus menekankan pada:
2. Media
Media terbaik adalah koran lokal atau internet, tergantung dengan
posisi yang dibutuhkan. Tehnologi memungkinkan perusahaan lebih kreatif
lagi dalam memasang iklan bagi pelamar.
3. Membuat iklan
Pembuat iklan yang berpengalaman menggunakan teori yang disebut AIDA
(Attention/Perhatian, Interest/minat, Desire/keinginan, Action/tindakan)
untuk mengembangkan iklan. Perluasan dan kapitalisasi pada persetujuan
komunikasi akan membuktikan metode ekonomis dan sangat efektif untuk
meningkatkan investasi.
4. Agen agen pekerjaan
Dalam setiap negara memiliki agen perusahaan, ada tiga jenis agen perusahaan, diantaranya:
Agensi publik dan non profit
Agen pelayanan pekerjaan ini dijalankan oleh publik dan negara.
Menyediakan informasi lowongan pekerjaan yang ada dari setiap daerah.
Ada juga agen kesejahteraan publik yang berusaha membantu anggotanya
mendapatkan pekerjaan.
- Agensi swasta
Sumber penting personel klerikal kerah putih dan manajerial.
Menggunakan upah untuk setiap pelamar yang mereka tempatkan dan biasanya
pengusaha yang membayarkanya.
Banyak yang beralih ke agensi karena:
- Departemen tidak memiliki departeman SDM dan tidak mampu melakukan penyaringan dan perekrutan
- Perusahaan anda dimasa lalu mengalami kesulitan untuk menarik pelamar yang memenuhi syarat
- Anda harus mengisi lowongan tertentu secara cepat
- Dirasakan ada kebutuhan untuk menarik sejumlah pelamar minoritas atau wanita
- Anda ingin merekrut orang orang yang saat ini telah bekerja, yang
mungkin merasa lebih nyaman berhadapan dengan agensi daripada dengan
perusahaan
- Anda ingin memotong waktu yang anda berikan untuk wawancara
Meski demikian agensi bukanlah obat mujarab karena ada pengujian yang
tidak tepat yang dilakukan oleh agensi tersebut, untuk menghindarinya;
- Berikan gambaran yang dibutuhkan secara akurat dan lengkap
- Ujian aplikasi kosong dan wawancara harus merupakan bagian dari proses seleksi agen
- Secara periodik meninjau data calon karyawan yang diterima atau ditolak oleh perusahaan anda dan oleh agensi.
- Menyeleksi dengan agen tersebut, atau berbicara kepada manajer SDM
perusahaan yang lain untuk mengetahui agen mana yang paling efektif dan
sesuai yang diinginkan.
Organisasi temporer dan penyusunan staff
Pengusaha sering menambahkan tenaga kerja permanen mereka dengan
mempekerjakan pekerja borongan atau temporer (paruh waktu) karena
mempunyai keuntungan biaya yang lebih murah untuk proses pengupahanya.
Dalam survey ada 6 hal yang perlu dijadikan perhatian dalam merekrut karyawan temporer berdasar pendapat pekerja:
- Mereka diperlakukan tidak manusiawi, tidak pribadi, dan tidak dihargai oleh pengusaha.
- Tidak aman tentang pekerjaan dan pesimis akan mas depan
- Khawatir tentang kekurangan asuransi dan pembayaran pensiun
- Rancu dalam penugasan pekerjaan
- Pengangguran terselubung
- Secara umum marah pada dunia korporasi dan nilai nilainya
Ahirnya saat bekerja dengan agensi temporer pastikan kebijakan dan prosedur dasar berada ditempatnya, termasuk:
- Pembuatan faktur
- Kartu absen
- Kebijakan temporer menjadi permanen
- Perekrutan dan keuntungan untuk karyawan temporer
- Aturan berpakaian
- Pernyataan kesempatan kerja yang sama
- Informasi deskripsi pekerjaan
Karyawan temporer adalah penyusunan staf alternatif yang diterapkan oleh profesional SDM.
1. Mengekspor/mengontrakkan pekerjaan profesional
Ini dianggap penting dan menjadi prioritas karena diperlukan keahlian
khusus untuk menangani pekerjaan yang spesifik mulai dari ahli komputer
sampai pusat informasi karyawan.
2. Perekrut eksekutif
Juga disebut headhunter/pemburu adalah agensi pekerjaan khusus yang
dipertahankan oleh pengusaha untuk mencari bakat manajemen puncak untuk
klien mereka. Proposinya kecil namun menempati posisi yang penting
eksekutif dan tehnis. Untuk posisi eksekutif, mungkin pemburu adalah
satu satunya calon karyawan anda. Tipe perekrut eksekutif diantaranya :
perekrut eksekutif tidak tetap dan tetap. Dua tren yang sedang berlaku
saat ini adalah yang menguasasi tehnologi dan spesialisasi.
Pedoman dalam merekrut diantaranya:
- Pastikan perusahaan mampu melakukan pencarian yang menyeluruh
- Bertemu langsung dengan orang yang akan menangani perusahaan anda
- Tanyakan biaya yang diminta oleh perusahaan pencari
- Jasa perekrutan berdasar permintaan (On Demand Recruiting Service)
Memberikan perekrutan khusus jangka pendek untuk mendukung proyek
tertentu tanpa biaya tetap dari perusahaan pencari tradisional. Pada
dasarnya mereka adalah perekrut yang dibayar perjam atau perproyek,
bukan berdasar prosentasi gaji
1. Perekrutan dari perguruan tinggi
Mengirimkan perekrut keberbagai perguruan tinggi untuk penyaringan
calon karyawan. Beberapa pengalaman menggarisbawahi kebutuhan untuk
melatih perekrut bagaimana melakukan wawancara dengan calon karyawan,
bagaimana menjelaskan apa yang ditawarkan oleh perusahaan, dan bagaimana
membuat calon karyawan tersebut marasa nyaman. Hal ini bertujuan untuk
menentukan apakah seorang calon karyawan mempunyai nilai untuk
dipertimbangkan lebih lanjut. Bisa juga pengusaha mengundang para calon
karyawan terbaik dengan surat resmi untuk datang kekantor atau pabrik
dengan cara melakukan kunjungan industri. Atau banyak yang melakunya
dengan cara magang kerja diperusahaan yang diinginkan, secara
keseluruhan perusahaan untung karena bisa mengetahui kinerja mereka,
apakah akan dijadikan pekerja penuh atau tidak.
2. Rujukan dan datang langsung (referal dan walk in)
Program rujukan karyawan adalah pilihan lain, perusahaan menempatkan
pengumuman lowongan dan meminta rujukan dalam buletin, papan pengumuman,
dan internet. Ditanggapi pro dan kontra, biasanya karyawan yang
memberikan rujukan mempertaruhkan reputasi mereka sendiri menyangkut
calon karyawan yang direkomendasikan. Bagi yang melamar walk in, maka
perlakukanlah setiap pelamar secara sopan dan diplomatis demi reputasi
komunitas pengusaha dan harga diri pelamar.
3. Merekrut dari internet
Banyak perusahaan membuat web untuk melakukan perekrutan, karena
semakin banyaknya pengguna internet. Beberapa keuntungan melakukan
perekrutan melalui internet diantaranya:
- Hemat biaya
- Lebih tepat waktu
Perekrutan secara elektronik juga memiliki beberapa bahaya hukum,
karena banyak pekerja yang sudah tua banyak yang dikeluarkan karena
banyaknya calon tenaga kerja muda yang yang melamar.
- PERKRUTAN TENAGA KERJA YANG LEBIH BERAGAM
Perekrutan tenaga kerja yang lebih beragam bukan hanya bertanggung
jawab secara sosial, ini adalah kebutuhan, mengingat kenaikan cepat
dalam kandidat minoritas pekerja yang telah berumur, dan para wanita
serta 70% tingkat pengangguran adalah penyandang cacat.
Bagaimana merekrut orang tua tunggal, sementara dua pertiga orang tua
tunggal berada dalam tenaga kerja saat ini, dan kelompok ini adalah
sumber kandidat yang sangat penting. Mulai dari memahami permasalahan,
dan bagaimana menyeimbangkan kerja dan kehidupan keluarga. Sedangkan
dalam merekrut karyawan yang sudah berumur pengusaha tidak mempunyai
banyak pilihan, untuk itu masuk akal bila para pengusaha mendorong
karyawan usia tua untuk tetap bekerja. Perusahaan harus mempermudah dan
memperbaharui kebijakan perusahaan mengenai proses seleksi dan
memberikan pelatihan atau workshop kepada karyawan usia tua.
Dalam merekrut karyawan minoritas dan wanita, perlakuanya sama dengan
perekrutan pekerja berusia tua. Tetapi hal ini membutuhkan tiga upaya,
diantaranya:
- Memahami halangan perekrutan
- Memformulasi rencana perekrutan yang dibutuhkan
- Menerapkan pekerjaan harian yang lebih spesifik
Bantuan kesejahteraan kepada masyarakat melalui pekerjaan adalah
program yang harus diterapkan oleh perusahaan. tetapi pada prakteknya
banyak perusahaan yang mengalami kesulitan dalam mempekerjakan dan
mengasimilasi orang orang yang sebelumnya mendapatkan bantuan
kesejahteraan langsung oleh pemerintah. Ini dilakukan untuk membangun
rasa percaya diri kembali terhadap pekerjaan.
Selain itu juga seharusnya para penyandang cacat itu memperoleh
kesempatan yang sama dalam memperoleh pekerjaan, tapi hasil survey
menyatakan bahwa hampir 70% orang cacat adalah pengangguran.
- MENGEMBANGKAN DAN MENGGUNAKAN FORMULASI APLIKASI
Dalam praktiknya organisasi memerlukan berbagai macam formulasi
aplikasi. Tujuan dari formulir aplikasi berisi empat jenis informasi
daintaranya:
- Dapat membuat penilaian untuk hal hal yang substansi
- Dapat menarik kesimpulan tentang kemajuan dan perkembangan pelamar itu sebelumnya
- Menarik kesimpulan tentatif mengenai stabilitas pelamar berdasar catatan kerja sebelumnya
- Dapat menggunakan data dalam aplikasi untuk memprediksi calon karyawan mana yang akan berhasil dan mana yang akan tidak berhasil
Selain itu, formulasi aplikasi digunakan sebagai alternatif pemecahan
permasalahan, walaupun pada kenyataanya banyak yang menentang hal
tersebut, karena para pengusaha meminta pelamar untuk menandatangani
formulir alternatif pemecahan masalah tersebut sebagai bagian proses
aplikasi. Dibeberapa perusahaan ada yang menggunakan formulir aplikasi
untuk mempresdiksi prestasi kerja para calon karyawan, cara ini hampir
sama dilakukan ketika proses penyaringan calon tenaga kerja.
sumber : https://agusuns.wordpress.com
http://belajar-pemrograman2.blogspot.com/2012/10/perencanaan-perekrutan-tenaga-kerja.html